請求書の書き方

領収する場合とは別に、今度は自分が相手に、請求する場合です。サービス代や商品の代金を相手に請求する時には、請求書を発行しなくてはなりません。請求書には、提供した物(サービス)の内容、商品名や数量、単価、合計金額を記載の上で、振込口座や期限を載せます。請求書の書き方には、厳密なルールがありません。とにかく相手に売上代金を入金してもらうのが大事になるので、出来る限りは相手のルールに合わせることが必要になってきます。

決められたルールではありませんが、確実に入金してもらうために、5つのポイントを押さえる必要があります。まず、相手先の会社名や、分かるならば担当者名を記すことです。請求書は経理宛てといっても、担当者に直接届けられるのが一番早いです。社内で担当者にいち早く届けてもらうために、分かる範囲で記しましょう。次に支払日についてです。相手の締めの支払日に合わせて送付しましょう。これによって、相手先の支払い月が変わってきます。担当者に締日を確認して、円滑に経理業務が行えるように工夫をしましょう。次に入金先の口座番号です。当然ながら、間違えることは許されません。また、例えば会社名が英語であったり、読み違える可能性がある場合は、必ず振込先をカナで表記しましょう。相手先の振込の形態にもよりますが、記載をすることで向こうの手間も省けますし、大きな会社の場合は似た名前の取引先がいくつもある可能性があります。なるべく間違いが起こらないよう、出来る限りの記載をしましょう。次に印鑑を押します。場所の指定はありません。最後に郵送の場合は、経理部に回して貰うよう、封筒の表書きに「請求書在中」と書くのを忘れないようにしましょう。